El primer pedido a un proveedor nuevo marca el tono de toda la relación futura. Esta guía reúne los pasos prácticos para prepararlo bien, minimizando errores y sorpresas.
Antes de confirmar el pedido
- Repasa las respuestas a las preguntas clave: pedido mínimo, precio, plazos, pago y devoluciones.
- Confirma que has recibido y revisado muestra del producto, si aplica a tu sector.
- Verifica los datos fiscales del proveedor (NIF/CIF, razón social).
- Calcula el margen y la rentabilidad del pedido completo con la calculadora de margen mayorista.
Al confirmar el pedido
- Pide confirmación por escrito de referencias, cantidades, precios y plazo de entrega.
- Verifica el método de pago acordado y evita el 100% por adelantado si el proveedor es nuevo para ti.
- Confirma la dirección de envío y cualquier instrucción especial de entrega.
- Guarda el presupuesto o proforma antes de realizar cualquier pago.
Durante la espera del pedido
- Anota la fecha estimada de entrega y haz seguimiento si se retrasa significativamente.
- Mantén la comunicación por canales que dejen constancia (email, plataforma del proveedor).
- Si el proveedor ofrece seguimiento de envío, revísalo periódicamente.
Al recibir el pedido
- Revisa el contenido frente al pedido confirmado antes de dar por bueno el envío.
- Comprueba cantidades, referencias y estado del producto.
- En caso de incidencia, documenta con fotos y contacta de inmediato con el proveedor.
- Guarda toda la documentación (factura, albarán, comunicación) de forma ordenada.
Después del primer pedido
- Valora la experiencia: plazos reales, calidad del producto, comunicación del proveedor.
- Decide si repites pedido, ajustas cantidades o buscas alternativas.
- Si la experiencia es positiva, empieza a negociar mejores condiciones para próximos pedidos, según cómo negociar con un mayorista.
Errores frecuentes en el primer pedido
- Pedir el volumen máximo posible en lugar de un pedido de prueba razonable.
- No confirmar por escrito las condiciones antes de pagar.
- Pagar el 100% por adelantado sin ninguna garantía adicional.
- No revisar el pedido al recibirlo, dando por bueno el envío sin comprobación.
- No documentar incidencias con fotos y comunicación por escrito.
Checklist resumen del primer pedido
- Condiciones confirmadas por escrito (precio, cantidad, plazo, pago, devoluciones)
- Muestra revisada y aprobada, si aplica
- Datos fiscales del proveedor verificados
- Margen calculado sobre el pedido completo
- Método de pago acordado y, si es posible, no 100% anticipado
- Presupuesto o proforma guardado antes de pagar
- Seguimiento del envío hasta la entrega
- Revisión del contenido al recibir el pedido
- Documentación de cualquier incidencia con fotos
Puedes convertir esta checklist en un proceso repetible usando nuestra checklist interactiva para evaluar proveedor en cada nuevo pedido importante. Y si quieres conocer de antemano los fallos más habituales en primeros pedidos, consulta nuestra guía sobre errores comunes al empezar a comprar al por mayor.
Preguntas frecuentes
¿Debo pagar todo el pedido por adelantado en mi primer pedido?
No necesariamente: intenta negociar un pago fraccionado o al menos confirma bien las condiciones antes de un pago 100% anticipado, sobre todo con un proveedor nuevo. Consulta también cómo evitar estafas al comprar al por mayor.
¿Qué hago si el primer pedido llega incompleto o dañado?
Documenta el problema con fotos, contacta con el proveedor de inmediato citando la política de devoluciones acordada, y conserva toda la comunicación por escrito.
¿Cuánto debería pedir en mi primer pedido?
Lo justo para probar la relación con el proveedor sin asumir un riesgo excesivo: muchos negocios empiezan con el pedido mínimo o ligeramente por encima, en lugar de maximizar el volumen desde el primer momento.
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